Gestión de Productividad

Mejora de Productividad

La Crisis financiera global del 2009: Ha puesto a la luz las debilidades y desventajas de las IMFs respecto a su capacidad y habilidad para manejar la escasez de fuentes de fondeo, exigencias del mercado e inversores sobre eficiencia y productividad (además de objetivos sociales), así como del incremento de competencia y riesgos inherentes. Las IMFs no están acostumbradas – del todo – a tiempo de crisis. Muchos gerentes de IMFs demostraron su efectividad a la hora de crecer  de forma saludable los últimos años; sin embargo, la situación financiera y en especial de financiamiento externo les genera un nuevo reto al cual no todas cuentan con la estructura necesaria para afrontarlo.

Buscar únicamente soluciones fáciles y teóricas al problema de riesgo de liquidez y desmejora de los indicadores financieros, puede ser contraproducente para las IMFs. Como afirman expertos a nivel internacional sobre la respuesta de las IMFs ante la crisis del 2009: “El Rey ha quedado desnudo” (en su traducción del inglés).

¿Qué analizamos?

PPP ofrece la ejecución de un proyecto que ayude a largo plazo a las Instituciones Microfinancieras (IMFs) a incrementar su Productividad. El proyecto incluye el desarrollo de herramientas de gestión de eficiencia, reingeniería de productos, descentralización de actividades, diseño de nuevos productos, estudios de mercado y satisfacción, capacitación al personal, análisis de capacidad. Luego de un diagnóstico institucional, se desarrolla un Plan de Mejora de Productividad Institucional según los  conceptos expuestos anteriormente, y cada etapa va acompañada de un análisis detallado de gestión de costos y riesgos.

Mientras las IMFs deben afrontar los nuevos retos, además de alcanzar sus metas financieras y sociales diariamente, lo cual se vuelve cada vez más difícil, PPP sugiere que se actúe YA!!  Sobre los conceptos básicos de:

  • Reducción de costos
  • Mejora de gestión de riesgos
  • Gestión de Financiamiento eficiente
  • Combinación de negocios
  • Capacitación al personal (todo nivel)

Nuestros servicios le pueden ayudar a:

  • Revisión de procesos, diseño de productos y utilización de infraestructura y recursos.
  • Análisis de eficiencia. Hemos comprobado la posible reducción de un 40% del tiempo y costo operativo en IMFs de forma inmediata.
  •  Estudio de Costos Indirectos. Reducción de 20% de overead es posible si se lo logra de una forma inteligente.
  • Redistribución de capacidad utilizada.
  • Reporte a inversores y socios principales los resultados de medición de performance y productividad

¿Cómo trabajamos?:

Módulo 1: Mejora de eficiencia, y reducción de gastos
Basados en la tendencia hacia la perfección, se sugieren tres áreas de reingeniería:

  • Mejoras en las herramientas: ¿Se tienen los instrumentos necesarios para la gestión?
  • Mejoras en los procesos: ¿Las fases del proceso están diseñadas de manera que cada actividad genera valor agregado y la capacidad se utiliza de forma eficiente?
  • Restructuración del flujograma de procesos: A veces el proceso resulta “pesado” para ciertos productos y montos de desembolso. Asimismo, a veces se requiere descentralizar algunas decisiones para mejorar la productividad.

PPP ha desarrollado una herramienta de gestión de productividad, a fin de llevar a cabo un completo mapeo de procesos por producto y agencia. Recolectando información cuantitativa y cualitativa, identificamos posibles ineficiencias, oportunidades de mejora y diseño, problemas en la atención al cliente, coordinación y política de recursos humanos, infraestructura, riesgos, etc.

Módulo 2: Educación, capacitación a personal operativo, Seminario a Directorio y Gerencias
Este módulo sugiere un plan de capacitación a todo nivel en la IMF, en temas tales como:

  • Situación actual y efectos de la crisis global financiera en el Plan Estratégico
  • Capacitación en: Costos, Riesgos, Eficiencia y Productividad, Análisis Financiero, Marketing y Diseño de nuevos productos, Estudio de Mercado, etc.
  • Capacitación a los clientes en: temas financieros, riesgos, planificación, mercadeo y venta de sus productos, manejo de crédito, etc.
  • Coordinar seminarios con varios sectores: reguladores, de apoyo al sector, entes privados y públicos a fin de buscar maneras de apoyar a las operaciones de las IMFs y garantizar la responsabilidad social.
  • Organizar seminarios para los inversores, a fin de que conozcan la realidad de los mercados en que operan las IMFs.

PPP ofrece un programa modular de capacitación, adaptado a las necesidades de las IMFs. Para ello, PPP cuenta con un equipo de expertos a nivel internacional quienes son los facilitadores y docentes según el tema de interés. Asimismo, compartimos las experiencias y tendencias de buenas prácticas de forma general – y confidencial – en los entrenamientos las cuales experimentamos en trabajos con IMFs similares a nivel mundial.

Módulo 3: Combinación de Negocios
Se trata de pensar en cómo mejorar el negocio, reducir costos, ampliar cobertura, incrementar la oferta de servicios y ser más atractivo para los inversionistas, a través de:  

  • Analizar la posibilidad de Alianzas Estratégicas y consolidación
  • Afianzar las ventajas competitivas de la IMF y comparar la situación de la competencia
  • Reforzar la orientación hacia los clientes en la toma de decisiones
  • Muchas de las áreas con oportunidad de mejora y/o reducción a veces están “tras bambalinas”, es decir en  Departamento de Sistemas, Back office.
  • Estar consciente de soluciones rápidas y entendimiento de opciones nuevas como los Fondos de Inversión

PPP asiste a las IMFs en realizar un diagnóstico institucional e identificar las oportunidades de mejora partiendo de la situación actual. Para ello, se analizan: El Plan Estratégico; Las opciones del mercado local e internacional; Recursos e infraestructura (RRHH, Sistemas, Gobernabilidad); Políticas y manuales para el Directorio e inversionistas.

Módulo 4: Centralización/Descentralización
Las IMFs en etapa de crecimiento, enfrentan un importante cuestionamiento: ¿Cuándo es apropiado descentralizar ciertas operaciones? Muchas IMFs toman la decisión luego de realizar un análisis de costo-beneficio del proceso.

En general, es aconsejable descentralizar el proceso cuando la motivación y creatividad de varias personas se ha visto afectada por algún motivo. Este principio, puede ser crítico si la IMF pasa por un momento de crecimiento y expansión rápida o si sus planes son la Transformación.

PPP recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • La descentralización tiene cuatro beneficios generales: 1) incentiva a la flexibilidad, creatividad e innovación; 2) compartiendo el conocimiento, se permite trabajar con “varias cabezas” de forma simultánea en el mismo problema; 3) Promociona la individualización y contabilidad de las responsabilidades y toma de decisiones, y 4) facilita mejorar la satisfacción y orientación hacia el cliente ya que la toma de decisiones viene de un área más cercana al mismo.
  • Asegurar una Buena gestión de riesgos, requiere que varias de las decisiones sean centralizadas. Esto, para prevenir posibles pérdidas relacionadas a riesgo crediticio, riesgo operativo y asimetría de información por ejemplo.
  • Para ciertos procesos, la centralización genera ventajas de economías de escala, cuando los costos fijos prohíben la descentralización a nivel regional o de agencia; y cuando el costo operacional es mayor si se lo prevé sea realizado en más de una locación.

PPP ayuda a la IMF a responder los siguientes cuestionamientos: ¿Cómo determinar qué funciones descentralizar?; ¿Cómo identificar las operaciones a descentralizar y cuándo?; ¿cómo definir la escala (baja, media, alta), los costos y riesgos del proceso de descentralización?; ¿Cómo definir las responsabilidades de cada área para la descentralización?; ¿Qué tipo de controles se requerirá para no incrementar el riesgo operacional luego de la descentralización?.

Una importante característica del proceso de descentralización, es que sea gradual. PPP ofrece elaborar un diseño a medida de la IMF de acuerdo a sus necesidades, capacidades internas, y en función a nuestra experiencia y benchmarking realizado a nivel internacional. Además, se brinda una asistencia “lado a lado” y acompañamiento en el proceso, paso a paso.


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Productividad

  • El concepto de productividad es la medición de la administración de los recursos para cumplir oportunamente metas de cantidad y calidad de producción. Más específicamente, productividad se define como una medida general de la habilidad para producir un bien o servicio utilizando eficientemente los recursos disponibles (trabajo, energía, materiales, insumos, etc.).
  • En finanzas, los principales recursos para la producción (otorgación) de un producto/servicio (crédito, ahorro) son el recurso humano (personal) y el financiero, los cuales se utilizan para alcanzar objetivos de monto de cartera, número de clientes así como ingreso financiero por la actividad de intermediación.
  • En microfinanzas, la productividad, además se puede medir utilizando índices de medición de performance, donde el resultado esperado (cartera, ingreso, rentabilidad) va como Numerador, y el insumo (personal, oficiales de crédito, agencias) van en el Denominador.

¿Hasta qué punto descentralizar?

  • A veces las personas piensan – erróneamente – que la descentralización significa de forma automática trasladar todas las decisiones a estratos más bajos en la organización, tengan o no la capacidad suficiente las personas a cargo involucradas, lo cual presume un riesgo.
  • Cabe mencionar, además que muchas de las decisiones importantes necesariamente deben estar centralizadas en su totalidad, ya que requieren de experiencia, habilidades espaciales, capacitación  y conocimiento para escoger la mejor opción. Sin embargo, incluso en dichos casos, el negocio se puede beneficiar con el desarrollo de buena capacidad de toma de decisiones en más personas dentro de la institución.

Caso: IMF FONKOZE

  • FONKOZE SFF Es una Institución Microfinanciera (IMF) que sirve a poblaciones pobres en Haití. Es la IMF más grande y líder en Haití, con su cede principal en la ciudad de Puerto Príncipe. Ofrece servicios financieros así como de educación a poblaciones mayormente alejadas de los centros urbanos.
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