Gestión de Costos y Eficiencia

¿ Qué analizamos ?

Los proyectos de costeo por productos, generalmente son vistos como la respuesta a todas las preguntas relacionadas a la rentabilidad. Las expectativas de los gerentes al respecto puede ser muy alta, y por tanto, la decepción puede llegar cuando los resultados no muestran de manera rápida y fácil las soluciones a sus problemas, como lo desearían. Esto, además es complejo, cuando se estima que un proyecto de costeo requiere de bastante tiempo y recursos (personas dedicadas) para ser implementado. 

Considerando estos aspectos negativos, hemos desarrollado un modelo de costeo por productos ajustado que facilita su obtención de resultados de forma práctica y rápida. Nuestro sistema de costeo está basado en los conceptos generales de Costeo Basado en Actividades (ABC por sus siglas en inglés), e incluye varias modificaciones con el fin de obtener los siguientes reportes y resultados:

  • Análisis detallado de la productividad del producto/servicio, así como del proceso (mapeo en flujogramas) identificando cada actividad y su responsable
  • Análisis de la eficiencia operativa que no puede ser medida únicamente con los resultados e indicadores financieros
  • Identificación de desventajas y cuellos de botella
  • Enfoque de costos directos así como de indirectos (overhead)
  • Análisis de capacidad para desarrollo de planes estratégicos
  • Relacionamiento de los costos operativos con los demás tipos de costo que debe cubrir el producto (riesgo, liquidez)
  • Fijación de precio (tasa) y análisis de punto de equilibrio por producto, agencia y personal  

¿Cómo trabajamos?:

Nuestro análisis tiene el objetivo de separar y analizar las varias fuentes de costos – de forma individual - dentro de la institución financiera. En la mayoría de los casos, la actividad se basa en estudiar la rentabilidad del producto o servicio.

Iniciamos el proyecto analizando el costo financiero, diferenciando la actual fuente de fondeo, sus costos, y su posible influencia por recursos subsidiados según los precios de mercado, local e internacional.

Luego, analizamos la distribución de las previsiones por pérdida de cartera en varias dimensiones. Esto, para ver cómo las previsiones por incobrabilidad de portafolio se distribuyen entre productos, servicios, agencias, según tamaño y demás combinaciones. Este estudio, generalmente revela ciertos problemas en el diseño de productos y distribución de agencias. Ayuda a identificar posible concentración de riesgos. De esta manera, es posible observar las distintas fuentes de costo en relación a los demás aspectos, lo cual facilita la comparación y respuesta a los siguientes cuestionamientos:

  • ¿Cuáles son las mejoras necesarias en relación a los gastos operativos, asumiendo un incremento en las previsiones o bien la disminución de fondos subsidiados?
  • ¿Cómo se pueden reducir los costos para un cliente actual que repite su ciclo de crédito?
  • ¿Cómo pueden ser diseñados (fijación de precio) los productos de acuerdo a su proceso actual?
  • ¿Cuál es el monto mínimo necesario para alcanzar el punto de equilibrio en un crédito individual?
  • ¿En cuánto difieren las agencias respecto a su productividad?

Adicionalmente, el análisis del proceso operativo brinda ya una serie de sugerencias de modificación y/o cambio a ser implementadas inmediatamente. Estos resultados son posibles gracias a nuestro trabajo de campo – in situ – en la institución durante el cual observamos las operaciones del “día a día”, procesos, políticas y coordinación entre áreas. Estas actividades también se ven facilitadas debido a que el personal de la institución analizada, siente la libertad de expresar sus sugerencias en nuestra presencia, al ser ajenos a la IMF.  

Los resultados hallados, los relacionamos con estricta confidencialidad a manera de “benchmarking” o comparación entre las mejores prácticas que observamos en otras IMFs (alrededor de cincuenta).


Herramientas y Modelo de Gestión

  • Los instrumentos de gestión de costos que ofrecemos, son modelos – individualizados - desarrollados por PPP y plasmados en hojas Excel y manejo de bases de datos. Por ello, son fáciles de entender, flexibles al cambio y utilizar a nivel de mandos medios en las IMFs. Son flexibles y adaptables a cualquier plataforma de sistema y base de datos.
  • Como parte de la consultoría, la IMF recibe le implementación del sistema de costeo, incluidos los manuales de usuario – por tipo de producto/servicio, una guía sobre su potencial, uso y reportes obtenidos, sugerencias y recomendaciones expresadas en un reporte final.

También ofrecemos una asistencia PERMANENTE…


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Modelo de Gestión de Costos

  • Las herramientas de costeo se han convertido – cada vez más - en elementos de gestión muy importantes para las Instituciones de Microfinanzas (IMFs). Durante el “boom” de las microfinanzas, temas como costos y eficiencia no eran tan relevantes. Hoy en día, la capacidad se ha incrementado, los costos indirectos necesitan ser ajustados por la disminución de crecimiento, y son requeridos nuevos niveles de eficiencia, debido tanto a las presiones del mercado, como las exigencias de la consolidación.
  • El Modelo de Costeo por Productos en una herramienta de gestión de costos basada en los conceptos de Costeo Basado en Actividades (ABC por sus siglas en inglés). Este principal producto provee un análisis detallado de las operaciones así como del potencial de negocio y las actuales desventajas e ineficiencia operacional.
  • Se enfoca en el proceso, pero además une el concepto de costo operativo con otras Fuentes de costos como el riesgo crediticio o de cartera y riesgo de liquidez.  Para ello, se realiza un mapeo de procesos y medición de tiempos durante la actividad de observación.
  • Se miden tiempos, con el objetivo de identificar aspectos cuantitativos y cualitativos del proceso, así como analizar el diseño del producto, calidad de cartera  e identificar los costos  operativos en el contexto.
  • Con los resultados, se pueden aplicar cambios y ajustes inmediatamente para mejorar la eficiencia y reducir los “cuellos de botella” operativos.

Caso: IMF PARTNER

  • Es una de las instituciones microfinancieras no reguladas líderes en Bosnia y Herzegovina. A la fecha de análisis (Noviembre 2008) la institución enfrentaba la saturación de mercado en su zona de atención. Consecuencia de ello, algunas áreas requerían ser mejoradas para incrementar la eficiencia y la productividad.
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